Ogni consegna dei Fornitori ( Materia Prima/componenti) è memorizzata nel Sistema Qualità, ed identificata con un codice univoco che definisce l'anno, il mese e il progressivo interno al mese (per es. : 2004°64 è il 64 ingresso del mese di gennaio (A) nell'anno 2004).

Ogni lotto è dotato di un cartellino identificativo.

Ogni prodotto arrivato viene provvisoriamente stoccato in una area di quarantena.

Ogni ingresso di un prodotto di un stesso fornitore viene sottoposto ad un algoritmo di calcolo (salto di lotto) che in funzione della sua Classe Funzionale stabilisce la frequenza dei controlli.

Il programma segnala all'operatore se un prodotto è in free pass oppure è da controllare.

Se è in free pass il programma sposta il prodotto dall'area di quarantena al magazzino delle forniture, la quantità arrivata è resa disponibile alla Produzione che potrà utilizzarlo per le attività produttive.

Il materiale sotto controllo rimane in quarantena , quindi non disponibile per la Produzione fino a quando l'operatore di Qualità non delibererà la fornitura.

Per fare questo l'operatore di Qualità controlla la coerenza della fornitura rispetto all' ordine d' acquisto :

Il programma proietta un Ciclo di Controllo concordato con il Fornitore e ne controlla le caratteristiche.

Se il prodotto è conforme viene accettato.

Il programma provvede a spostare il prodotto dalla quarantena al magazzino delle fornitura e renderlo disponibile alla produzione.

Gestione delle Non conformità delle forniture .

Il programma gestisce le non conformità in maniera analoga indipendentemente dall'area in cui la conformità e stata rilevata (accettazione Forniture/Processo Produttivo/reso da Cliente)

In caso di non conformità l'operatore di Qualità

•  isola il prodotto non conforme.

•  emette un Verbale di Non conformità da inviare al fornitore.

Il responsabile della Qualità esamina il lotto non conforme , e decide se scartare il lotto o accettarlo in varianza.

L'eventuale quantità scartata viene spostata nel magazzino scarti.

Il responsabile della Qualità emette una Osservazione di Collaudo nella quale sono stimati i costi imputabili alla non conformità e comunicati alla Contabilità per eventuali addebiti.

Il responsabile della Qualità emette una Osservazione di Collaudo nella quale sono evidenziate le cause della non conformità, gli interventi correttivi richiesti e gli eventuali oneri addebitati al fornitore.